Hack #2 – Zeitmanagement
Zeitmanagement ist in der heutigen Arbeitswelt zentraler denn je, weil mehrere strukturelle und technologische Entwicklungen gleichzeitig wirken und dadurch die Anforderungen an Beschäftigte deutlich erhöht wurden. Deshalb ist Zeitmanagement heute nicht mehr nur eine Technik zur besseren Organisation, sondern eine zentrale Kompetenz moderner Arbeit. Wir stellen drei Zeitmanagement-Methoden vor, die einfach umsetzbar sind und mehr Effizienz in den Arbeitsalltag bringen.
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Timeboxing
Fixe Zeiten definieren
Das Prinzip der Methode «Timeboxing» ist ein Ansatz, bei dem Arbeit in feste, vorab definierte Zeitfenster (Timeboxes) eingeteilt wird. Entscheidend ist: Die Zeit ist fix, der Umfang der Aufgabe ist variabel – nicht umgekehrt. Die Timebox endet unabhängig davon, ob die Aufgabe vollständig abgeschlossen ist. Timeboxing arbeitet mit vielen kleinen Zeitgrenzen statt einer grossen, dadurch wird die Konzentration und Arbeitsintensität erhöht, die Planbarkeit verbessert und Perfektionismus begrenzt. Diese Methode eignet sich gut für Wissens- oder Entwicklungsarbeit oder auch E-Mail- und Meeting-Management.
Rule of 3
Die 3 wichtigsten Aufgaben definieren
Das Prinzip der «Rule of 3» ist eine einfache Priorisierungs- und Fokussierungsmethode. Ihr Kern: Begrenzen Sie Ihre Aufmerksamkeit bewusst auf drei wesentliche Ergebnisse, statt sich von langen Aufgabenlisten steuern zu lassen. Menschen überschätzen regelmässig, wie viel sie an einem Tag leisten können und unterschätzen, wie wirkungsvoll konsequenter Fokus auf wenige Dinge ist. Die Methode wird häufig auf mehreren Zeithorizonten angewendet:- 3 zentrale Ziele pro Jahr
- 3 Schwerpunkte pro Woche oder Monat
- 3 wichtigste Aufgaben pro Tag
Diese Methode lässt sich sehr gut mit dem Prinzip Timeboxing kombinieren, indem die Top 3 Aufgaben pro Tag in klare Timeboxes unterteilt werden.
Umgang mit Inbox
E-Mails richtig managen
Wer kennt es nicht, all paar Minuten trudelt eine E-Mail in der Inbox ein und der Fokus ist jedes Mal weg. Damit sind Sie nicht alleine, denn gemäss einer aktuellen Erhebung werden 70% aller Nachrichten innerhalb von 6 Sekunden gelesen. Wir werden damit 4 Minuten unterbrochen und es dauert 8 Minuten, bis wir wieder in derselben Konzentration an der Arbeit sind. Deshalb sollte man E-Mails nur zu fixen Zeiten abrufen, jedes E-Mail nur einmal öffnen (danach löschen, delegieren, erledigen, terminieren oder ablegen) und E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.
